Datenschutz.

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten auf eastcrew.eu, bei Kontaktanfragen und der beschriebenen Projektkoordination. Stand: 1. Oktober 2026.

1. Verantwortlicher

Optima Prime Consulting Sp. z o.o.
ul. Leona Wyczółkowskiego 2, 78-100 Kołobrzeg, Polen
E-Mail: info@eastcrew.eu
Telefon: +48 668 628 850

2. Projektanfragen und Kontakt

Wir verarbeiten Ihre Unternehmens- und Kontaktdaten sowie Ihre Nachricht zur Beantwortung Ihrer Anfrage und Anbahnung einer Zusammenarbeit. Unternehmen, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse und Nachricht sind Pflichtfelder des Formulars. Weitere Projektangaben und die Telefonnummer sind freiwillig. Die Formularsprache speichern wir für die Bearbeitung. Die Bereitstellung ist freiwillig; ohne Pflichtangaben kann das Formular nicht versendet werden. Alternativ erreichen Sie uns per E-Mail oder Telefon. Eine Anfrage ist keine Anmeldung zu Werbung.

Bei Anfragen zu einem eigenen Vertrag oder von Ihnen gewünschten vorvertraglichen Maßnahmen ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Andere Anfragen, einschließlich der Kommunikation mit Ansprechpartnern von Unternehmen, bearbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen. Eine Einwilligung verlangen wir dafür nicht.

Formularanfragen werden in einer zugriffsgeschützten Datenbank gespeichert und per E-Mail an das zuständige Unternehmenspostfach weitergeleitet. Sollte die E-Mail-Weiterleitung ausfallen, bleibt die Anfrage für die zuständigen Mitarbeiter im geschützten Bereich verfügbar.

3. Hosting und technische Bereitstellung

Hosting und E-Mail stellt ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland bereit. Nach Angaben des Anbieters befinden sich seine Rechenzentren in Dresden. Beim Seitenabruf werden insbesondere IP-Adresse, angeforderte Adresse und technische Verbindungsdaten zur Auslieferung und zum Schutz des Dienstes verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Das Hostingkonto wird innerhalb der Optima-Gruppe über die Bürodienstleistungen Optima GmbH, Körnerstraße 12, 10785 Berlin, Deutschland, bereitgestellt. Bei der technischen Verwaltung kann die Gesellschaft Zugang zu den dort verarbeiteten Daten erhalten. Verantwortlich für Eastcrew und die Bearbeitung Ihrer Anfragen bleibt Optima Prime Consulting Sp. z o.o..

4. Missbrauchsschutz und interner Bereich

Zum Schutz gegen automatisierte Anfragen und unerlaubte Anmeldungen verwenden wir ein unsichtbares Prüfungsfeld und Anfragelimits. Dabei speichern wir mit einem geheimen Schlüssel gebildete IP-Pseudonyme und Zeitstempel für höchstens eine Stunde nach dem jeweiligen Eintrag; abgelaufene Einträge werden beim nächsten API-Aufruf gelöscht und können bis dahin gespeichert bleiben. Interne Zugangssitzungen werden nur mit gehashten zufälligen Tokens gespeichert und nach Ablauf beim nächsten API-Aufruf bereinigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, unser Interesse an einem sicheren und verfügbaren Dienst.

Die öffentliche Website ist ohne Anmeldung erreichbar und setzt keine Zugangscookies. Nur bei der Anmeldung im internen Verwaltungsbereich wird „eastcrew_session“ für maximal acht Stunden gesetzt und beim Abmelden gelöscht. Dieses Cookie ist technisch notwendig. Wir setzen keine Analyse- oder Werbecookies ein. Schriftarten, Bilder und die Europakarte werden lokal bereitgestellt. Es werden keine externen Karten oder Trackingdienste eingebunden.

Das interne Sitzungscookie ermöglicht den ausdrücklich angeforderten geschützten Verwaltungszugang. Für diesen unbedingt erforderlichen Vorgang ist keine Cookie-Einwilligung notwendig. Die anschließende personenbezogene Verarbeitung dient der Zugangssicherung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Die öffentlichen Seiten einschließlich Impressum und Datenschutz sind ohne Anmeldung und ohne Setzen dieses Cookies erreichbar. Externe Links rufen den jeweiligen Anbieter erst auf, wenn Sie den Link öffnen.

5. Empfänger, Partnerunternehmen und interne Bearbeitung

Empfänger sind die zuständigen Mitarbeiter bei Optima Prime sowie ausgewählte ausführende Partnerunternehmen, soweit dies für die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Prüfung der Durchführbarkeit, ein Angebot oder die vereinbarte Projektbetreuung erforderlich ist. Weitergegeben werden hierfür benötigte Unternehmens- und Kontaktdaten, Angaben zum Leistungsumfang, Einsatzort und Zeitplan sowie die hierfür erforderlichen Teile Ihrer Nachricht. Es erfolgt keine automatische Rundverteilung des Formulars an sämtliche Partner. Die Partner können innerhalb oder außerhalb unseres Unternehmensverbunds stehen. Die Auswahl und die zuständigen Ansprechpartner klären wir im Rahmen der Projektabstimmung.

Grundlage dieser projektbezogenen Weitergabe ist bei Ihrem eigenen Vertrag oder auf Ihren Wunsch erfolgenden vorvertraglichen Maßnahmen Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Für die Kommunikation mit Unternehmensansprechpartnern gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO: unser Interesse an der angefragten Koordination und abgestimmten Projektbetreuung unter Berücksichtigung der Rechte der betroffenen Personen. Die Empfänger dürfen die Daten nur im erforderlichen Aufgabenbereich erhalten. Eine Anfrage erlaubt keinen beliebigen Datenaustausch oder die Nutzung für fremde Werbung.

Verantwortlich für diese Website und die Bearbeitung Ihrer Anfragen ist Optima Prime Consulting Sp. z o.o. Bürodienstleistungen Optima GmbH ist unser Partnerbüro und unsere Schwestergesellschaft in Deutschland. Im Rahmen der abgestimmten Kundenbetreuung tauschen beide Gesellschaften die für Anfragen und vereinbarte Leistungen erforderlichen Kontakt-, Unternehmens-, Vertrags- und Auftragsdaten aus. Maßgeblich sind je nach Vorgang Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO. Dies erlaubt keinen unbegrenzten Austausch.

Für Hosting, E-Mail, sichere Speicherung und organisatorische Zusammenarbeit nutzen wir beauftragte IT- und Cloud-Dienstleister. Diese erhalten die für ihre jeweilige Aufgabe erforderlichen Daten. Bei konkreten Beratungsmandaten erhält unser Anwaltspartner Rechtsanwalt Peter Klink die erforderlichen Unterlagen. Weitere Informationen zur Betreuung innerhalb der Gruppe finden Sie in der Datenschutzerklärung von Optima Prime.

Bei der Nutzung von IT-Dienstleistern können Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Für solche Übermittlungen sind je nach Empfänger ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und erforderliche ergänzende Maßnahmen, maßgeblich. Informationen zu den konkreten Empfängern, Verarbeitungsländern und einschlägigen Garantien sowie eine Kopie dieser Garantien erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt.

Diese Hinweise beschreiben die Website und die hier erläuterte Kontakt- und Projektbearbeitung. Für einen projektbezogenen App-Zugang werden die beteiligten Verantwortlichen, Datenarten, Berechtigungen und Datenschutzinformationen vor der Nutzung gesondert festgelegt. Die schematische App-Darstellung auf dieser Website verarbeitet keine Ersatzmeldungen und führt keine Personalentscheidungen aus.

6. Speicherdauer

Anfragen werden so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung und vereinbarte Folgeschritte erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder konkreten Ansprüche eine weitere Aufbewahrung erfordern. Eine Archivierung im internen Bereich ist keine Löschung. Löschungen werden vom Verantwortlichen vorgenommen. Sicherungskopien können Daten bis zur Ersetzung oder Löschung des jeweiligen Sicherungsstands enthalten und dienen der Wiederherstellung nach technischen Störungen.

Steuerlich und buchhalterisch relevante Unterlagen, insbesondere Rechnungen, Buchungsbelege, Verträge und zugehörige aufbewahrungspflichtige Geschäftskorrespondenz, bewahren wir mindestens bis zum Ablauf der längsten für die jeweiligen Unterlagen geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfrist auf (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). Maßgeblich sind die für Optima Prime Consulting Sp. z o.o. anwendbaren Vorschriften, insbesondere das polnische Steuer- und Rechnungslegungsrecht. Fristbeginn und Dauer richten sich nach Unterlagenart und gesetzlichem Anknüpfungspunkt. Soweit eine laufende Steuerprüfung, ein Rechtsbehelfsverfahren oder gesetzliche Hemmungs- oder Unterbrechungsregelungen eine längere Aufbewahrung erfordern, werden die betroffenen Unterlagen erst nach Wegfall dieser Pflicht gelöscht. Während der gesetzlichen Aufbewahrung erfolgt keine vorzeitige Löschung auf Anfrage. Allgemeine Kontaktanfragen ohne Aufbewahrungspflicht werden nach Abschluss und Erledigung vereinbarter Folgeschritte gelöscht, soweit keine konkreten Rechtsansprüche eine weitere Speicherung rechtfertigen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Diese Kriterien gelten auch für E-Mails und zugehörige Anhänge.

7. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Bei Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen. Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen; die vorherige Rechtmäßigkeit bleibt unberührt. Wenden Sie sich dazu an info@eastcrew.eu.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für den polnischen Unternehmenssitz ist der Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) zuständig. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung findet über diese Website nicht statt.